8 Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan Swasta

SOP merupakan akronim dari Standar Operasional Prosedur. Merupakan suatu pedoman untuk menjalankan suatu perusahaan agar pekerjaan lebih rapi, teliti dan sistematis dari awal hingga akhir. SOP berfungsi mengatur tugas dan fungsi setap divisi pada suatu perusahan tersebut. Acuan ini dibuat oleh pihak manajemen perusahaan untuk memastikan bahwa setiap tugas dapat berjalan dengan semestinya.

Membuat suatu standar operasional prosedur tidaklah boleh begitu saja. Namun harus memenuhi prinsip kemudahan, keterukuran, kejelasan, efektivitas, keselarasan, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan terhadap hukum dan kepatuhan hukum. Prinsip pembuatan standar operasional ini diatur dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008.

Manfaat Adanya Standar Operasional Prosedur

1. Penyelesaian pekerjaan dapat efektif, rapi dan sistematis mulai dari awal hingga akhir.
2. Mengatur tugas dan fungsi setiap divisi pada suatu perusahaan tersebut.
3. Memudahkan, menertibkan dan merapikan pekerjaan yang ada.
4. Memastikan pekerjaan dan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
5. Menjelaskan dimana detail pekerjaan dilakukan, bagaimana menyelesaikannya dan siapa saja yang terlibat.

Tahap Pembuatan Standar Operasional Prosedur

1. Susunan kerja

Standar operasional prosedur merupakan sebuah acuan. Sehingga, sebelum membuat standar operasional hal pertama yang dilakukan adalah membuat susunan kerja terlebih dahulu. Susunan kerja dibuat untuk mengetahui apa saja yang harus dilakukan pada suatu divisi tersebut. Apa saja tugas dan siapa yang bertanggung jawab harus direncanakan pada susunan kerja ini. Untuk membuat susunan kerja, perlu dilakukan bersama dengan manager atau kepala bagian.

Manajer atau kepala bagian harus tahu apa yang dibutuhkan dalam divisi tersebut. Tidak hanya daftar pekerjaan saja, namun juga tanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut harus diketahui dengan jelas dan dipisahkan dengan jelas.

2. Alur proses

Alur proses dibuat untuk mengetahui bagaimana pekerjaan dilakukan dari awal hingga akhir. Pada alur proses harus berkaitan dengan bagian-bagain struktural sesuai dengan jabatan. Perencanaan alur proses dilakukan dengan cara menentukan dan menyetujui format yang akan dipakai. Kemudian membuat templatenya, hingga menentukan bagaimana prosedur standar operasional dapat diakses oleh semua bagian.

Alur proses harus dibuat sejelas mungkin. Hal ini agar tidak terjadi kesalahpahaman di suatu hari nanti. Selain itu, jelasnya alur proses ini akan mempermudah melakukan pekerjaan dan pencapaian dalam target yang telah ditentukan bersama.

3. Wawancara karyawan

Prosedur standar operasional pada dasarnya dibuat sejalan pekerjaan dilakukan. Selalu diperbaharui dan dicek apakah dapat berjalan sesuai dengan perencanaan. Untuk membuat prosedur standar operasional yang baik, sudah seharusnya mewawancarai karyawan terkait pekerjaan harian yang dilakukan oleh karyawan. Hal ini agar setiap elemen dalam perusahaan dapat menyesuaikan diri dengan SOP yang dibuat.

4. Penulisan Prosedur Standar Operasional

Pada tahap berikutnya adalah tahap penulisan prosedur standar operasional. Pada tahap penulisan ini, data yang diperoleh dari wawancara karyawan dan peraturan yang dicantumkan dalam prosedur standar operasional harus dapat digabungkan. Hal ini dimaksudkan agar dapat berjalan dan dapat digunakan oleh semua karyawan.

5. Pengecekan ulang

Prosedur standar operasional yang telah ditulis harus dilakukan pengecekan berulang-ulang. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah ada kesenjangan antara standar operasional yang dibuat dan kegiatan yang telah dilakukan. Pengecekan ulang dapat dilakukan oleh berbagai pihak. Jika ada perbaikan, maka perbaikan ini dapat mencakup semua divisi pada perusahaan.

6. Sosialisasi Prosedur Standar Operasional

Prosedur standar operasional yang telah selesai ditulis dan kemudian telah dilakukan pengecekan ulang harus segera disosialisakan kepada semua karyawan yang terlibat. Sosialisasi dilakukan untuk mengenalkan prosedur standar operasional yang dibuat harapannya karyawan dapat mengetahui dan menyesuaikan diri dengan SOP yang dibuat. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya kesalahpahaman di kemudian hari.

7. Pelatihan

Tahap berikutnya setelah melakukan sosialisasi adalah melakukan pelatihan terhadap semua karyawan yang akan terlibat. Pelatihan dilakukan sebagai upaya agar karyawan dapat segera menyesuaikan diri dengan prosedur standar operasional yang baru dibuat. Sehingga karyawan tidak melakukan kesalahan dan akan terbiasa dengan prosedur standar operasional yang baru dibuat.

8. Simulasi

Setelah tahap-tahap di atas dilakukan dengan lancar, maka hal berikutnya yang dilakukan adalah melakukan simulasi terlebih dahulu dalam jangka waktu tertentu. Kemudian melakukan evaluasi terhadap penerapannya. Apakah ada perubahan kinerja dalam perusahaan atau malah mengalami penurunan kinerja. Simulasi dapat dilakukan beberapa kali hingga kinerja perusahaan dapat meningkat.

Prosedur standar operasional yang telah dilakukan simulasi dan disahkan harus dijalankan dengan baik dan diterapkan secara resmi oleh semua lini yang ada pada perusahaan tersebut. Selain itu, karyawan harus sudah menyesuaikan diri dan dapat meningkatkan kinerja sesuai dengan apa yang dituliskan pada prosedur standar operasional. Sehingga pekerjaan dapat lebih teratur, efisien dan sistematis.